Por que investir em padronização de processos?

Publicado: 10/05/2012 em Notícias

A padronização e o treinamento são fundamentais para se ter controle sobre os processos e padrões das operações das empresas de hoje. Porém, um grande número delas ainda não consegue visualizar esse processo como uma melhoria para alcançar produtividade e competitividade

Por Luiz Fernando Levandoski

Segundo Falconi (2010), até pouco tempo as empresas não se preocupavam com a padronização e com o treinamento, fundamentais para se ter controle sobre os processos, padrões bem projetados e pessoas de cada operação muito bem treinadas e conscientes das metas que têm de ser atingidas.

Um grande número de empresas ainda não consegue explorar as melhorias através da otimização dos processos organizacionais. Além de sofrerem com a intensa concorrência nacional e internacional, estão se instalando no mercado sem melhorias sistêmicas em seus modelos de gestão, onde certamente terão dificuldade para alcançar competitividade suficiente para enfrentar os novos desafios, que se renovam continuamente. A necessidade dessa visão sistêmica nas organizações, cria naturalmente uma necessidade de entender a empresa como um conjunto de processos inter-relacionados e inter-dependentes. A grande questão está, portanto, em definir de forma clara e precisa os processos e sua inter-relação dentro da empresa. Para isso, a Padronização de Processo entra como uma ferramenta essencial, permitindo a visão sistêmica de toda a empresa, a inter-dependência dos setores e a melhoria contínua.

Como padronizar os processos de uma empresa?

Falconi (2004) enfatiza que “Não existe Gerenciamento sem Padronização”. Sugere ainda, iniciar a padronização pelos processos prioritários.

Primeiramente é necessário entender a função do método e seu significado. Método é uma palavra que se origina da soma das palavras gregas metas e hodós, que significam, respectivamente, “resultado a ser atingido” e “caminho”. Portanto, o método é o caminho para a meta. O método para alcançar metas é o PDCA. Esse método de gestão é universal (Falconi, 2004). Entendida a função do método, com a utilização do PDCA, sugere-se a seguinte sequência de ações:

1. Análise de Maturidade de Processos: O modelo de maturidade de processos é um referencial para avaliar a capacidade de processos na realização de seus objetivos, além de permitir a localização de oportunidades de melhoria de produtividade e de redução de custos e planejar e monitorar as ações de melhoria contínua dos processos empresariais;

2. Mapeamento e Otimização de Processos: Entrevistas e sessões de brainstorming são realizadas para a revisão dos processos e/ou atividades atuais da empresa. Deve-se utilizar o fluxograma para explicitar cada processo, de forma a refletir a situação real e não aquela que você imagina (Falconi, 2004). Além disso, é importante a homologação dos processos pelas partes envolvidas, avaliando a real necessidade de cada processo, se é possível simplificá-lo, se é possível adotar novas tecnologias ou se é possível centralizar/descentralizar;

3. Indicadores de Desempenho: os indicadores de desempenho estão diretamente ligados aos resultados positivos da organização. A partir de sua análise, são formuladas novas estratégias de operações (Planos de Ação), que visam canalizar esforços para melhorar o desempenho produtivo;

4. Plano de Ação: É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. A prioridade está centralizada em ações que garantam a melhoria contínua dos processos e da qualidade. Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito, como e quando, para o cumprimento das metas estabelecidas.

Com a padronização bem concluída, a próxima tarefa é treinar as pessoas de acordo com esses procedimentos. Falconi (2011) aconselha as empresas a se prepararem para compensar a falta de gente. “Treinar é barato. Caras são as perdas incorridas na produção de mercadorias e serviços por pessoas sem treinamento”. Enfatiza ainda que “Equipamentos quebrados, defeitos de produção e clientes insatisfeitos são coisas que afetam muito mais o caixa do que os treinamentos”. É importante observar o treinamento e o índice de rotatividade de pessoal, desenvolvendo políticas que deixem os colaboradores satisfeitos, reduzindo a perda de bons profissionais.

É fundamental investir na Padronização de Processos de forma a estimular a cultura de qualidade da empresa, ou seja, fazer o certo. Tem que reforçar a cultura de enfrentar as dificuldades, onde as pessoas enfrentam os problemas da empresa, e não se escondem deles. Alguns aspectos culturais valem a pena enfrentar, senão, nunca saberemos se bateremos as metas.

Fonte: Administração.com.br

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